Memilih Software Keuangan untuk Bisnis Travel

Sebelum Anda memilih Software untuk bisnis agen perjalanan wisata (travel agent), Anda harus mengenal terlebih dahulu siapa rekanan Anda dalam melakukan komputerisasi bisnis Anda ini. Apakah seorang programmer individu? Apakah sebuah konsultan akuntansi/keuangan umum? Apakah suatu lembaga pengembang software umum? Atau lembaga konsultan khusus software keuangan yang juga mengembangkan software keuangan sendiri?. Pilihan ada di tangan Anda sebagai seorang owner bisnis rumah, ataupun manager yang dipercaya untuk mengelola bisnis ini oleh pemilik modal.

Jika Anda memilih programmer individu sebagai rekananAnda dalam melakukan komputerisasi, mungkin keuntungannya adalah harga yang lebih murah dengan semua keinginan Anda dalam modifikasi program terpenuhi. Namun resikonya adalah Anda harus siap mengalami ketergantungan pada seorang programmer. Jika suatu saat software mengalami trouble atau membutuhkan perubahan workflow, dan pada saat itu juga programmer rekanan Anda sudah tidak bisa dihubungi lagi, entah karena kesibukannya yang baru atau yang lain. Maka dapat dikatakan investasi Anda dalam software adalah gagal dan menjadikannya biaya yang harus Anda bayar.

Jika yang Anda pilih adalah jasa konsultan keuangan umum, maka bukan rahasia lagi kalau biro jasa itu akan mencarikan untuk Anda pihak ketiga sebagai penyedia jasa software. Jadi Anakan dipaksa untuk membayar double atas jasa konsultasi dan software dari pihak ketiga yang tentunya ada margin keuntungan juga yang diambil oleh rekanan Anda. Ke depan, permasalahan garansi biasanya menjadi kendala, karena komunikasi antara end-user dengan developer program bersifat tidak langsung, yaitu melalui perantara rekanan Anda tadi.

Pilihan lagi untuk Anda, yaitu memilih perusahaan pengembang program komputer (software developer) umum untuk membuatkan program bagi bisnis rumah makan Anda. Mungkin inilah pilihan terbaik jika bisnis rumah makan sangat besar dan membutuhkan banyak kustomisasi. Namun Anda tentunya harus merogoh kocek agak dalam, karena perusahaan profesional dalam mengembangkan software membutuhkan dana yang besar dan waktu yang lama pula. Apalagi jika perusahaan software yang menjadi rekanan Anda belum berpengalaman di bidang bisnis yang serupa sebelumnya.

Armadillo Accounting, adalah solusi bagi Anda yang masih bimbang dalam menentukan rekanan untuk memulai komputerisasi bisnis, ataupun bagi Anda yang sudah pernah memulai namun kecewa dengan rekanan Anda sebelumnya (jangan kuatir, banyak client Armadillo adalah bisnis atau usaha yang telah dikecewakan oleh rekanan lamanya). Dikembangkan sejak tahun 2002 dan terus berkembang sampai saat ini. Armadillo dapat dibilang cukup berpengalaman dalam berbagai jenis usaha termasuk usaha agen perjalanan wisata (travel agent).

Armadillo Accounting memang murah… tapi bukan software murahan… kenapa..???

Armadillo Accounting adalah software yang diproduksi secara massal, layaknya microsoft office yang hampir ada di setiap pc atau laptop dengan sistem operasi windows. Selalu dikembangkan tiap tahunnya, setiap versi baru menjadi penyempurna dari versi-versi sebelumnya dengan tambahan menu dan laporan serta perbaikan bug program yang mungkin ada. Pengembangan dan perbaikan ini didedikasikan untuk pengguna software Armadillo, karena setiap pengguna Armadillo berhak untuk mendapatkan versi terbaru Armadillo tanpa harus beli lagi (Free Upgrade).

Penasaran dengan software Armadillo Accounting…???

silahkan download gratis trial dari Armadillo di link berikuthttp://armadilloaccounting.com/products.htm

Mengelola Hutang dan Piutang pada Perusahaan Travel agar tidak lewat Jatuh Tempo

Dalam menjalankan usahanya, perusahaan agen perjalanan wisata (travel agent) seringkali menjalin kerjasama dengan kantor perusahaan lain atau instansi pemerintah misalnya sebagai pengguna jasa tetap (langganan). Hal ini sangatlah menguntungkan kedua belah pihak dan bisa dianggap suatu simbiosis mutualisme, karena di sisi perusahaan travel yang diuntungkan dengan adanya pelanggan tetap sedangkan bagi kantor atau instansi yang menjadi pelanggan juga diuntungkan karena bisa menggunakan sistem pembayaran mundur.

Namun, bagi perusahaan travel yang kurang baik dalam manajemen pencatatan hutang dan piutangnya, hal ini bisa menimbulkan masalah dalam aliran kas (cashflow). Kapan waktunya hutang harus dibayar dan kapan waktunya piutang harus ditagih seringkali menyulitkan jika menggunakan sistem pencatatan keuangan manual. Lain halnya jika kita menggunakan sistem pencatatan yang telah terkomputerisasi, permasalahan tersebut tidaklah menjadi kendala karena semua tercatat dengan sistematis dalam komputer.

Pada saat Anda melakukan transaksi, baik penjualan maupun pembelian, jika terdapat sisa pembayaran maka sistem akan otomatis mencatatnya sebagai piutang maupun hutang (otomatis sesuai dengan transaksinya) dan ketika sudah tiba jatuh temponya maka menu Reminder ( Klik Menu -> Lain lain -> Reminder ) dari Armadillo Accounting akan membantu Anda untuk menampilkan daftar Hutang yang harus dibayar dan Piutang yang harus ditagih dengan detail pada tanggal tersebut.

Contoh gambar di atas adalah untuk pengingat piutang, adapun untuk pengingat hutang tampilannya kurang lebih sama. Untuk melihat tanggal yang lain, Anda bisa mengubah kolom tanggal yang ada di bagian atas dan klik tampilkan. Pada menu ini Anda juga bisa melakukan Edit Jatuh Tempo jika ada proses re-scheduling pembayaran. Cukup mudah bukan…?!

Selain menu reminder yang telah dijelaskan, telah disediakan juga Laporan Daftar Piutang (maupun Hutang) dengan detail yang bisa dicetak sebagai berikut :

Jika setelah membaca postingan ini, Anda masih memiliki pertanyaan, jangan segan-segan untuk menghubungi kami 

Laporan Kas Keuangan Usaha Travel Agent (Kas Besar – Kas Kecil – Petty Cash)

Sebagaimana pada pencatatan keuangan manual, pada Accounting Software, pelaporan keuangan utama yang digunakan untuk control adalah Laporan Kas atau dana cair (likuid) yang berputar dalam keseharian usaha tersebut berjalan.

Berdasarkan pengalaman tim Armadillo dalam mengaplikasikan software Armadillo Accounting di berbagai macam usaha, secara umum Kas usaha bisa dibagi menjadi 3 (tiga) macam, yaitu Kas Besar, Kas Kecil (disebut juga Kas Harian atau Kas saja), dan Petty Cash (kadang disebut jug akas kecil atau kas kaleng). Penamaan bisa beda-beda pada tiap usaha, hal ini hanya merupakan kesepakatan istilah mekanisme operasional saja.

Kas Besar adalah dana utama perusahaan yang menunjukkan kekayaan likuid-nya, kas besar biasanya tidak bisa dikeluarkan langsung dan harus melalui mekanisme lewat kas kecil terlebih dahulu terkecuali transaksi-transaksi tertentu oleh pemilik usaha langsung atau yang berwenang menangani kas besar. Kas Kecil sebagaimana sudah tersebut di atas, adalah kas yang berputar dalam operasional harian. Biasanya kas kecil ini akan bernilai nol pada saat tutup hari (laporan kas harian) karena disetor ke kas besar dan akan ada nominalnya lagi keesokan harinya karena dapat kucuran dari kas besar. Petty Cashkadang kala disebut Kas Kaleng, adalah kas untuk operasional harian yang incidental dan nominalnya tidak terlalu besar, seperti uang bensin, uang konsumsi, uang parkir, dan sebagainya. Kas Kaleng ini tidak perlu di-nol-kan tiap harinya, karena dianggap nominalnya tidak terlalu besar dan tidak krusial untuk dilaporkan secara rutin berkala, biasanya hanya laporan bulanan saja.

Pada Armadillo Accounting, secara default, perkiraan untuk Kas hanya ada satu (Kas global), namun jika kita ingin ada mekanisme Kas Besar dan Kas Kecil maka bisa menambahkannya pada menu Operasional – Jurnal – Daftar Perkiraan. Setelah itu, kita juga harus melakukan Setup Perkiraan Penghubung untuk memilih Akun/Perkiraan yang digunakan untuk menampung transaksi dengan cara bayar kas termasuk modul kas masuk dan kas keluar. Caranya pilih menu Opersional – Jurnal – Perkiraan Penghubung, tampilannya sebagai berikut :

Untuk transaksi kucuran dana dari Kas Besar ke Kas Kecil ataupun setoran dari Kas Kecil ke Kas Besar, kita bisa menggunakan modul Transaksi Kas. Gunakan jenis transaksi Kas Masuk dan pilih perkiraan Kas Besar pada saat terjadi kucuran dana di pagi hari dan jenis transaksi Kas Keluar dengan pilih perkiraan Kas Besar pada saat setor uang di sore hari.

Jika kita menggunakan mekanisme seperti ini, maka laporan kas harian sebagaimana berikut bisa kita cetak :

Dengan ini maka tidak perlu lagi membuat rekap data keuangan secara manual di sore hari, tinggal klik dan print.

Selamat Mencoba… ^_^

don’t hesitate to contact us for further question…

Perlakuan Akuntansi Transaksi Penjualan Tiket Pesawat

Tiket pada agen perjalanan wisata (Travel Agent) bisa dianggap sebagai persediaan yang tidak memiliki HPP (HPP Rp.0,-), sehingga tidak ada akun dan nominal Persediaan Tiket pada Aktiva dan jumlah persediaan tiket tidak berpengaruh pada laporan keuangan.

Pada Daftar Persediaan, tiket cukup didaftarkan berdasarkan jenisnya saja, misal kode 001 untuk Ticket Airlines Domestic dan 002 untuk Ticket Airlines International.

Pada saat terjadi penjualan tiket, maka diakui Pendapatan Penjualan sejumlah harga tiket. Kemudian bagaimana dengan HPP-nya…??? HPP tiket dimasukkan ke dalam sistem jika terjadi tagihan dari maskapai (atau dari travel agent supplier jika kita mengambil tiket tersebut dari travel agent lain).

Contoh Kasus :

Kita melakukan penjualan Tiket Pesawat Domestic kepada Pelanggan, namun tiket tidak kita issued-kan sendiri, tapi kita mengambil dari Travel Agent lain sebagai Supplier kita.

Pelanggan membayar cash kepada kita, kita cetak invoice pembayarannya, lalu pada hari berikutnya ada tagihan dari travel agent supplier yang harus kita lunasi.

Bagaimana cara mengaplikasikannya pada Armadillo Accounting…???

Pertama, kita mendaftarkan travel agent tempat kita mengambil tiket domestic untuk dijual kepada pelanggan kita pada menu pemasok, dan untuk perkiraannya dipilih Hutang Ticket Domestic.

Tentunya, kita asumsikan pelanggan sudah terdaftar juga di sistem sehingga kita bisa langsung melakukan transaksi penjualan tiket sebagai berikut : 

Karena pelanggan membayar tunai maka jumlah pembayaran diisikan sejumlah total harga tiket. Transaksi ini, jika kita lihat pada menu jurnal, maka akan menghasilkan detail jurnal sebagai berikut :

D/     Kas                                                  Rp.750,000,-

K/     Pendapatan Ticket Domestic                    Rp.750,000,-

Kemudian, pada hari berikutnya kita menerima tagihan dari Travel Agent Pemasok atas tiket yang kita jual lagi ke pelanggan dengan mengambil margin keuntungan, misalnya tagihan yang kita terima adalah Rp.600.000,- dan jika pada hari itu juga langsung kita bayar, maka bisa kita transaksikan sebagai Kas Keluar pada HPP Ticket Domestic

D/     HPP Ticket Domestic               Rp.600,000,-

K/    Kas                                                                       Rp.600,000,-

Namun seringkali tagihan tersebut tidak langsung dibayar, jadi menimbulkan hutang, kalau seperti ini maka transaksinya adalah :

Pilih nama Pemasok, sebelumnya tentukan juga tanggal jatuh tempo pembayaran, masukkan keterangan sesuai dengan tagihan, dan masukkan nominal. YANG PALING PENTING adalah merubah CARA BAYAR (bagian paling atas) pilih Bank dan Pilih HPP Ticket Domestic (Bank disini adalah sebagai perantara perkiraan debet saja), sehingga jurnal yang muncul atas transaksi ini adalah :

D/     HPP Ticket Domestic                       Rp. 600,000,-

K/     Hutang Ticket Domestic                                   Rp.600,000,-

Ketika sudah sampai pada tanggal jatuh tempo, maka kita transaksikan pembayaran hutang sebagai berikut :

Pembayaran ini (jika cara bayar kas) akan menghasilkan jurnal sebagai berikut :

D/     Hutang Ticket Domestic                    Rp.600,000,-

K/     Kas                                                                               Rp.600,000,-

Jika kita telusuri rangkaian transaksi yang ada, maka jurnal-jurnal yang otomatis di-generate oleh sistem akan menghasilkan perhitungan laba rugi sebesar

Pendapatan Ticket Domestic (Rp.750,000) – HPP Ticket Domestic (Rp.600,000) = Rp.150,000,-

Jika Anda masih memerlukan penjelasan lebih lanjut, silahkan hubungi customer support Armadillo Accounting di website www.armadilloaccounting.com

Transaksi Penjualan Paket Wisata (Tour)

Posted on September 15, 2011 by Radian Blogging Team

Transaksi Penjualan Paket Wisata / Tour baik domestik maupun international, biasanya dijual dalam bentuk paket dan bukan per satuan tiket pesawat ataupun per reservasi hotel, dalam pembayarannya pun biasanya menggunakan sistem uang muka dan pelunasan di kemudian hari (jatuh tempo).

Bagaimana cara mengaplikasikannya pada sistem komputer?

Dengan menggunakan Armadillo Accounting, maka langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :

1. Daftarkan Konsumen pada menu Pelanggan – Isi Baru, maka akan tampil seperti di bawah ini
   
   Pilih perkiraan Piutang Dagang (maksudnya adalah memilih akun perkiraan untuk menampung selisih jumlah bayar dengan total harga yang seharusnya dibayar, dengan ini program akan otomatis membukukan piutang atas pelanggan jika jumlah bayar kurang), lalu beri kode pada pelanggan yang didaftarkan, isikan nama, alamat, dan data-data lainnya.
2. Setelah itu pilih menu Penjualan, tampilannya sebagai berikut 
   Pilih Pelanggan (yang telah didaftarkan tadi) isi keterangan dengan nama paket wisata misal, Singapor 3D3N, lalu pada Kode Barang tekan enter untuk memilihproduk Tour International (sebelumnya Anda harus mengisikan Tour International pada daftar barang). Untuk jumlah bisa bervariasi, jika faktor pengali harga-nya adalah per-pax maka jumlah bisa diisi sejumlah peserta tour dan pada harga diisikan harga per-pax, namun bisa juga dianggap satu paket seperti gambar di atas.
3. Uang muka atau DP dituliskan pada kolom Pembayaran sehingga setelah dienter akan muncul Piutang sejumlah selisih bayar dengan harga, tentukan tanggal jatuh tempo, Setelah itu Anda bisa melakukan preview invoice untuk cek ulang, lalu Simpan. Setelah data disimpan, pilih tombol cetak untuk menghasilkan invoice seperti berikut
   
4. Jika di kemudian hari, atau pada saat jatuh tempo, pelanggan mau melakukan Pelunasan, maka kita bisa pilih menu Piutang – Jenis transaksi : Pembayaran Piutang, Pilih nama pelanggan, maka akan tampil daftar piutang atas pelanggan tersebut, kemudian pilih piutang yang mau dibayar (dilunasi) dengan mengisikan jumlah bayar pada kolom yang tersedia.
   

Jika Anda merasa butuh penjelasan lebih lanjut silahkan hubungi customer support kami di website ArmadilloAccounting.com

Setting Akun / Perkiraan pada Armadillo Accounting

Pada Armadillo Accounting Software kita bisa melakukan penyesuaian (menambah, menghapus, mengedit) daftar perkiraan yang sudah ada pada program / software melalui menu Operasional – Jurnal – Daftar Perkiraan. Adapun tampilannya adalah sebagai berikut :

Selamat Mencoba, Have a Nice Dilling and Happy Armadilling 

Laporan Rugi Laba pada Agen Perjalanan Wisata

Setelah sebelumnya kita membahas tentang akun-akun pada laporan Neraca perusahaan agen wisata, maka kali ini disampaikan akun-akun untuk laporan rugi laba (loss and profit) :

RUGI LABA
04.xxx	Sales Ticket Domestic	05.xxx	HPP Ticket Domestic
04.xxx	Sales Ticket International	05.xxx	HPP Ticket International
04.xxx	Sales Hotel Domestic	05.xxx	HPP Hotel Domestic
04.xxx	Sales Hotel International	05.xxx	HPP Hotel International
04.xxx	Sales Tour Domestic	05.xxx	HPP Tour Domestic
04.xxx	Sales Tour Inbound	05.xxx	HPP Tour Inbound
04.xxx	Sales Tour International	05.xxx	HPP Tour International
04.xxx	Sales Travel Passport	05.xxx	HPP Travel Passport
04.xxx	Sales Travel Visa	05.xxx	HPP Travel Visa
04.xxx	Sales Travel Insurance	05.xxx	HPP Travel Insurance
04.xxx	Sales Car Rental	05.xxx	HPP Car Rental
04.xxx	Sales Bus Rental	05.xxx	HPP Bus Rental
04.xxx	Sales Train Ticket	05.xxx	HPP Train Ticket
04.xxx	Sales Administration Fee	05.xxx	HPP Administration Fee
04.xxx	Sales Cruise Domestic	05.xxx	HPP Cruise Domestic
04.xxx	Sales Cruise International	05.xxx	HPP Cruise International
04.xxx	Sales MICE Domestic	05.xxx	HPP MICE Domestic
04.xxx	Sales MICE International	05.xxx	HPP MICE International
04.xxx	Sales Miscellaneous Product	05.xxx	HPP Miscellaneous Product
04,xxx	Selisih Kurs
04,xxx	Selisih Pembulatan	06.xxx	B. Gaji
04,xxx	Selisih Kartu Kredit	06.xxx	B. Lembur
04,xxx	Pendapatan Incentive Airline	06.xxx	B. Telepon, Facsimile
04,xxx	Pendapatan Incentive Hotel	06.xxx	B. Pulsa HP
04,xxx	Pendapatan Incentive Tour	06.xxx	B. Internet
04,xxx	Pendapatan Lain Lain	06.xxx	B. Listrik
		06.xxx	B. Air Minum
		06.xxx	B. Rumah Tangga Kantor
		06.xxx	B. Sewa Kantor
		06.xxx	B. Alat Tulis Kantor
		06.xxx	B. Materai
		06.xxx	B. Pos, Kurir
		06.xxx	B. Transport Operasional
		06.xxx	B. Perbaikan Perlengkapan Kantor
		06.xxx	B. Perbaikan Peralatan Kantor
		06.xxx	B. Perbaikan Komputer
		06.xxx	B. Promosi
		06.xxx	B. Iklan
		06.xxx	B. Jamuan Pelanggan
		06.xxx	B. Iuran Lingkungan Kantor
		06.xxx	B. Iuran Keanggotaan
		06.xxx	Biaya Bank

Pada laporan rugi laba ini, akun dengan kepala 04 menunjukkan kelompok pendapatan, 05 untuk biaya langsung atau HPP (harga pokok pembelian), dan 06 untuk kelompok biaya-biaya.